Check-list pour une officine organisée

Gestion de l’épidémie à coronavirus

Continuer à travailler en toute sécurité à l’officine, être sûr de ses sources, prendre en charge les plus fragiles... Les conseils de Pharma système Qualité et du CVAO.

Pour assurer la continuité d’activité à l’officine rendant l’épidémie à coronavirus, PHSQ, Pharma Système Qualité propose une fiche mémo en 5 chapitres pour ne rien oublier. Les principales mesures ainsi que les recommandations du CVAO et quelques rappels de l’Ordre des pharmaciens.

1.     Se tenir informé des informations validées.

S’enregistrer à DGS URGENT et surveiller les alertes reçues.
Consulter régulièrement les sites de l’Ordre des pharmaciens (www.ordre.pharmacien.fr : voir encadré), du Ministère de la santé (solidarites-sante.gouv.fr)... + SPILF
Contacter le Samu au 15 en cas de signes respiratoires ou le numéro vert 0800 130 000 pour toute question concernant le Covid-19

2. Protéger l’équipe officinale.

Mettre en place l’affichage sur les mesures d’hygiène et un rappel de nettoyage des mains régulier (favoriser le séchage avec des serviettes en papier jetables, éviter serviettes en tissu.
Changer de blouse tous les jours et la laver à 60°C.
Pas de contact et pas de poignée de main entre les membres de l’équipe.
Pour les repas dans la salle de repos : diviser l’équipe en plusieurs « services », limiter le chauffage dans la pièce, laver et sécher la vaisselle avec une serviette en papier à jeter ensuite et la ranger immédiatement.
Désinfecter régulièrement : la sonnette (désinfectant type Surfanios, pas d’alcool seul), les poignées de porte, les paillasses de travail, les téléphones, les claviers de TPE et d’ordinateur, les tablettes, stylos... 
Recevoir uniquement les livreurs, coursiers, facteurs par l’arrière de l’officine et prévoir une zone d’attente avec du gel hydroalcoolique.

3. Disponibilité de l’équipe

Mettre en place une chaîne d’alerte entre les membres de l’équipe ou un groupe WhatsApp pour faciliter la diffusion des informations urgentes.
Reprendre la liste des tâches et vérifier qu’il y a bien des « doublons » pour toutes les tâches prioritaires (à définir rapidement avant le manque éventuel de personnel).
Reporter les tâches non prioritaires pour libérer les collaborateurs. Annuler les RDV non indispensables.
Identifier les opérations à risque (prise de mesures en orthopédie, désinfection du matériel de location…) et préparer une organisation spécifique.
Anticiper une éventuelle absence du titulaire : qui le remplace ? Quelles sont les consignes ? Quelles délégations de tâches ? Où sont les numéros utiles ?
Mutualiser les déplacements des collaborateurs si nécessaire.
Répertorier les ressources complémentaires potentielles (penser aux associés en SEL, collaborateurs et étudiants qui pourraient dépanner…)
Identifier avec ses confrères voisins si des ressources, notamment humaines, peuvent être partagées. Identifier les membres de l’équipe prêt à ce type d’aménagement. Ecrire une fiche mentionnant les créneaux possibles.
Contacter son expert-comptable pour valider et formaliser les décisions (intérim, prêt de salariés, arrêts maladie, chômage partiel), pour envisager les possibilités de soulager la trésorerie, notamment en termes d’échelonnement de paiement de commandes.
Prévenir l’assurance (notamment pour les trajets entre pharmacies et livraisons potentielles et couvrir le risque d’accident de trajet…) et la banque (éventuelles tensions de trésorerie liées aux mouvements de stocks).

4. Parcours Patients

Communiquer les horaires (surtout s’ils sont modifiés) et les pics de fréquentation sur la porte extérieure de l’officine. Signaler au même endroit la disponibilité d’une application d’envoi d’ordonnance, d’une boite à ordonnances ou d’un système de livraison…
Imaginer une dispensation via le guichet de garde en cas de nécessité. Mettre en avant le drive le cas échéant.
Mettre en place l’affichage conseillé pour les mesures d’hygiènes grand public.
Organiser une file d’attente avec matérialisation des espacements de 1 m. Prévoir un distributeur de SHA en espace de vente et une affiche pour demander aux patients symptomatiques de se signaler sans faire la queue, pour récupérer un masque.
Pour les petits espaces, limiter le nombre de personnes présentes dans la pharmacie à un même instant (créer une file d’attente extérieure)
Au comptoir : si possible utiliser un poste informatique sur deux pour espacer les patients et membres de l’équipe au comptoir. Mettre un panneau sur les postes fermés et respecter une distance de 1 m avec les clients au comptoir. Placer des panneaux en plexiglas si possible.
Retirer les présentoirs pour laisser de la place en espace de vente et favoriser l’espacement des patients.
Mettre en marche un diffuseur d’HE en continu (attention à rester modéré : penser aux patients épileptiques ou femmes enceintes).
Prévoir un protocole de désinfection régulier des comptoirs et de l’espace orthopédie, espace de confidentialité et du matériel stocké.
Se préparer à répondre de façon professionnelle et rassurante à des questions diverses (documentation, mémos, affichages fournis par les instances… : voir encadré)
Identifier les patients chroniques ou à risque et les contacter en amont pour leur proposer d’anticiper leur venue (préparation de l’ordonnance, livraison...).
Organiser une boucle de communication interprofessionnelle (ex WhatsApp) pour coordonner la prise en charge des patients confinés.
Dès identification d’un patient à risque dans la pharmacie : immédiatement mettre un masque et lui en proposer un (si disponible)
Favoriser le paiement sans contact.

5. Délivrances

Solution hydroalcoolique : préparation conformément aux formules autorisées.Devant la pénurie de flacon, il est possible de remplir le contenant propre d’un patient. Prévoir les moments de préparation. Anticiper le délai d’attente de 72h pour neutralisation des spores éventuelles.
AINS : être attentifs aux demandes spontanées d’AINS, contre-indiqués chez les patients atteints de Covid-19. Le traitement d’une fièvre mal tolérée ou de douleurs dans le cadre du Covid-19 ou de toute autre virose respiratoire repose sur le paracétamol, sans dépasser la dose de 60 mg/kg/jour et de 3 g/jour. Les AINS doivent être proscrits en cas d’infection virale. A l’inverse, les patients sous corticoïdes ou autres immunosuppresseurs pour une pathologie chronique ne doivent pas interrompre leur traitement sans avis médical
Masques : suivre l’actualisation des règles sur les délivrances de masques. Mettre en place une traçabilité des dispensations de masques aux professionnels de santé libéraux. Les masques de la dotation sont utilisables par les membres de l’équipe officinale. Les masques FFP2 sont réservés aux médecins.
Renouvellement de traitements chroniques : surveiller les évolutions des règles concernant la prolongation des ordonnances des patients chroniques. Le renouvellement de traitement chronique sur présentation d’une ordonnance renouvelable expirée est autorisé jusqu’au xx.
Volumes : anticiper certains stocks à risque : aérosols, paracétamol (sans prescription médicale : une boîte par patient et deux en cas de symptômes), alcool, désinfectant de surfaces… pour mettre en place des seuils minimums de commande adaptés. Refuser les délivrances exagérées de médicaments pour « stock » par les patients. Plaquenil (hydrochloroquine), Kaletra et génériques (lopinavir/ritonavir) : dispensation uniquement sur prescription médicale dans les indications habituelles de l’AMM. Rivotril injectable : dispensation hors AMM dans le cadre du traitement du Covid-19 possible sur présentation d’une ordonnance le mentionnant.
De son côté le Comité pour la valorisation de l’acte officinal (CVAO) a également conçu des outils disponibles sur son site cvao.org pour accompagner la prise en charge des personnes fragiles (âgées ou malades) : deux affichettes d’information pour l’officine, une fiche mémo sur la conduite à tenir et une recommandation pour la pratique officinale détaillant les critères permettant de définir l’urgence de la prise en charge et proposer une livraison par la pharmacie ou la Croix Rouge (09 70 28 30 00 de 8h à 20h 7 jours/7). De plus le CVAO organise une formation de 40 minutes en visioconférence (gratuite sur inscription) sur la prise en charge des violences conjugales à l’officine en plus d’affiches de sensibilisation et d’une fiche opérationnelle. Sur le site de l'Ordre

L’Ordre des pharmaciens regroupe sur son site et via l’application mobile « Ordre Pharma » les informations sur le Coronavirus et la gestion de l’épidémie pour les pharmaciens : actualités, conseils pratiques, messages urgents de la Direction générale de la santé diffusés via le dossier pharmaceutique, et foire aux questions par métier (officine, pharmacie à usage intérieur - PUI-, industrie, biologie médicale et distribution en gros). De plus, différents outils de communication sont disponibles sur le site du Cespharm (affiches, vidéos, documents professionnels...).

Juliette Schenckéry